Sistema de Gestão da Qualidade: O Guia Completo

Para garantir que os produtos e serviços de uma empresa ou organização estejam em conformidade com o esperado, sigam um determinado padrão e proporcionem a satisfação dos clientes, as empresas costumam implantar determinados sistemas de gestão de qualidade (SGQ), ou seja, conjuntos de processos internos integrados, com a finalidade principal de proporcionar a qualidade de sua execução e do resultado final.

Confira a seguir como implementar um SGQ em uma organização, promovendo uma padronização dos processos e uma cultura da qualidade em todos os setores e níveis hierárquicos.

Como já mencionado, um SGQ ou Sistema de Gestão da Qualidade busca atender os objetivos da qualidade e estratégia de uma organização. É através de sua implantação, que busca-se coordenar e padronizar demandas para conquistar a satisfação dos clientes e também ser reconhecido por regulamentações e normas específicas de controle de qualidade e melhoria contínua da empresa, podendo assim mensurar a eficácia de suas ações.

Certamente você já ouviu falar na ISO 9001. Trata-se de uma norma reconhecida mundialmente e que estabelece os critérios para a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade. Veja abaixo os princípios da Gestão da Qualidade e como implantá-la em sua empresa ou negócio.

Etapas de implementação de um SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade

Para ter ideia de todas as etapas de implantação de um SGQ, considere como exemplo uma empresa que está iniciando sua estruturação de Gestão da Qualidade e que decide implantar este processo com base na ISO 9001. Para isso, é indicado que esta empresa siga estas quatro etapas:

1) Planejamento

É o ponto inicial, onde deverá ser realizada uma análise do contexto da empresa, compreendendo seu cenário interno e externo, fazendo um levantamento das necessidades dos clientes e dos envolvidos nestes processos. Neste momento, é importante avaliar os riscos e oportunidades para que o SGQ alcance os resultados esperados e monitorar constantemente a eficácia destas ações.

2) Projeto do Sistema de Gestão da Qualidade

Após realizar o planejamento, é chegado o momento de desenvolver o projeto para colocar o planejamento em prática. Para isso, é importante levar em consideração os seguintes pontos:

– Mapeamento de processos: Definir os processos necessários para o SGQ, o que é preciso para operá-los (investimento), resultados esperados (despesas), indicadores de qualidade (métricas como aumento de vendas, maior economia, menor prazo de entrega, etc), os recursos necessários para executá-lo, ações necessárias para a melhoria contínua e designação das responsabilidades dos envolvidos nestes processos. Como são muitas informações, para que não se perca nada ao longo do trabalho desenvolvido, é importante registrar tudo para garantir que os processos sejam realizados conforme o planejado, como definir políticas, procedimentos operacionais, formulários, etc..

– Política de qualidade: É a base para monitorar os objetivos da qualidade e o compromisso da empresa com os envolvidos nos processos, como por exemplo, foco no cliente, melhoria contínua, entre outros.

– Objetivos da qualidade: Os objetivos precisam ser claros e concretos, tanto na definição das funções e níveis, quanto nos processos necessários para o Sistema de Gestão da Qualidade, como por exemplo, a melhoria dos processos, a satisfação do cliente, a satisfação dos colaboradores, etc.

3) Implantação

Para finalmente implantar tudo o que foi planejado e projetado, é válido considerar as seguintes questões:

a) Treinamento de procedimentos operacionais e instruções de trabalho;

b) Implementação de procedimentos e documentos;

c) Revisão de procedimentos, instruções e documentos;

d) Treinamento de auditores internos;

e) Auditoria interna;

f) Análise de auditorias;

g) Acompanhamento de ações de melhoria.

4) Certificação

Após todo o desenvolvimento e implantação do SGQ, o último passo é a auditoria externa, realizada por uma agência certificadora credenciada. Neste momento, um auditor irá analisar e validar se o seu sistema de gestão da qualidade e seus processos foram estabelecidos e documentados de acordo com o que apresenta a norma ISO 9001. Porém, mesmo que seja concedida a certificação de qualidade, o trabalho não para por aí. É importante que todos, desde os diretores e gestores, e todos os colaboradores, continuem engajados em uma cultura da qualidade dentro da empresa para melhoria constante destes processos.

Vantagens de um SGQ com base na ISO 9001

Pela ISO 9001 se tratar de um modelo de qualidade mundial, a empresa que implantar um SGQ baseado nesta Norma, irá otimizar e padronizar seus processos, alcançando vantagens como:

• Tratamento de não conformidades,
• Planos de ação de melhoria;
• Análise de eficácia das ações;
• Avaliação de riscos pautada na melhoria contínua.

Além disso, a empresa também passará a se tornar mais inovadora e competitiva, acelerando seu crescimento e sua lucratividade.

SGQ para reduzir custos e melhorar resultados

O SGQ em é um norteador para qualquer empresa que busca identificar as falhas do seu processo produtivo, seja no funcionamento de equipamentos, desperdícios e outras que interferem e prejudicam o rendimento do negócio.

O Sistema de Gestão também contribui para que os processos de ações preventivas sejam mais eficientes, evitando assim o custo extra de correções e retrabalho, com ações como inspeção para materiais recebidos, realização de auditorias internas, treinamentos, avaliações internas e de clientes etc.

Como implantar a Cultura da Qualidade em uma empresa

O primeiro passo, certamente, é engajar as pessoas que estarão envolvidas, para manter as ações do SGQ de maneira sustentável. Para isso, é importante compartilhar as expectativas e os resultados em relação à qualidade, tanto com a equipe, quanto com a diretoria da empresa. Inicialmente, é normal que possa haver alguma resistência por parte da equipe e até de gestores, por isso é importante argumentar porque estas ações estão sendo implementadas dentro da empresa e quais os resultados a médio e longo prazo, que podem refletir em melhorias para todos, como otimização do tempo.

Ao implantar um Sistema de Gestão da Qualidade, aumenta-se o nível de excelência da organização, através de ações de melhorias contínuas, para alcançar os melhores resultados. Por isso a importância do engajamento de todos em um envolvimento contínuo de cultura da qualidade, através de treinamentos e alinhamentos frequentes. Mesmo que seja um processo desafiador, deve ser realizado diariamente para proporcionar os resultados satisfatórios desejados.

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