Tudo o que você precisa saber sobre Gestão de Processos

Se você busca maior competitividade para sua empresa ou negócio, saiba que, para isso, adotar boas práticas de gestão de processos é um requisito fundamental. Porém, qualquer mudança na maneira de conduzir uma organização precisa ser realizada com muito critério. Não é indicado sair mudando todos os processos existentes, apenas porque novos processos precisam, teoricamente, ser implantados.

E, especialmente no caso de empresas familiares, onde os gestores costumam ser mais conservadores e estão mais habituados a realizarem os processos sempre da mesma forma, simplesmente porque “sempre foi assim e sempre funcionou desta forma”, é onde a gestão de processos precisa ser analisada com mais empatia e cuidado.

Isso porque, implantar processos mais eficientes é muito importante para qualquer empresa que visa maior produtividade, economia e organização como um todo. No entanto, é preciso estar atento ao que pode ser apenas um modismo passageiro de ações, e que talvez nem se aplique à realidade da empresa, e ao que realmente pode ser significativo e gerar bons resultados, a partir de simples mudanças efetivas.

Para isso, é preciso compreender qual é a proposta desta mudança de processos, seus pontos positivos e negativos e analisar se sua aplicabilidade condiz com a realidade e os objetivos da empresa. Porque a gestão de processos propõe que nada seja modificado se não houver um motivo bem claro para que isso aconteça. Ao mesmo tempo, as mudanças ocasionadas pelas transformações do mercado podem provocar a necessidade das empresas terem que se ajustar continuamente, e com isso, os processos também precisam acompanhar esse ritmo.

Confira mais a seguir!

Gestão de Processos

O objetivo principal da gestão de processos é proporcionar maior controle para os gestores e maior eficiência para a empresa, através de um conjunto de práticas que buscam aperfeiçoar continuamente os processos organizacionais.

Não é algo imediato! Trata-se de um processo que deve ser realizado de forma planejada, organizada e sistemática, através de atividades que atendem a um objetivo específico e que contribua para os resultados da empresa. Por exemplo, em uma indústria, o insumo principal é a matéria-prima, que é transformada no produto final, mas para que isso ocorra, existem, ou deveriam existir, vários pequenos processos a serem seguidos pelas máquinas e colaboradores, para que haja um processo de organização, um padrão que possa ser seguido.

Praticamente quase tudo o que é realizado em uma empresa passa, ou deveria passar por processos organizacionais, que integram uma Gestão de Processos previamente estabelecida.

Importância da Gestão de Processos

Com o crescimento do mercado corporativo, há cada vez mais empresas em todas as áreas, e, com o aumento da competitividade, aqueles empreendedores que ainda mantêm uma mentalidade mais antiga, de maior resistência à mudanças, à implantação de novas tecnologias e que são apegados às sistemáticas “engessadas” para realizar suas demandas, estão cada vez mais fadados a ficarem para trás e perderem seu espaço para as empresas com gestores mais abertos à processos mais inovadores.

Por mais que a gestão de processos seja especialmente necessária para estes casos, de estagnação, sua importância maior é justamente identificada por empresas que buscam se enquadrar nas novas realidades do mercado.

E as empresas que reconhecem essa importância, de se adequar à realidade do mercado, conseguem obter resultados bastante efetivos através das práticas da gestão de processos, como por exemplo reduzir o desperdício, já que a organização passa a aproveitar melhor seus recursos, além da possibilidade de aumentar a margem de lucro ou de melhorar sua produção, seja em qualidade ou quantidade, etc. Entre os principais benefícios da implantação de gestão de processos estão:

• Melhor aproveitamento do tempo;
• Redução de custos;
• Maior qualidade nos serviços e produtos;
• Qualificação da tomada de decisões;
• Retenção de talentos.

Como Implantar uma Gestão Eficiente de Processos?

Qualquer resultado positivo só vai surgir se a gestão de processos aplicada for bem feita. Para isso, em primeiro lugar, é preciso compreender detalhadamente como as coisas são feitas dentro da empresa e jamais mudar um processo sem ter um bom conhecimento sobre ele, mudar só por mudar, mas sim para atingir um objetivo claro, que deve estar ligado ao propósito da empresa.

Ou seja, também é fundamental conhecer bem a empresa, bem como seus valores, para que os processos estejam estrategicamente alinhados com a proposta da empresa. Um ponto favorável para contribuir neste quesito, é elencar métricas e indicadores para serem monitorados, para que o aperfeiçoamento dos processos seja sempre baseado em dados, e não em opiniões ou preferências pessoais.

A tecnologia também pode ser uma grande aliada na automação dos processos, otimizando o tempo de todos.

Etapas para a Gestão de Processos

Existem várias formas de realizar a gestão de processos, separamos uma sugestão de aplicação por etapas, em um trabalho de implantação de um novo processo.

1. Planejamento: Fase inicial, onde é analisada o conjunto das atividades envolvidas, qual o objetivo do processo a ser aplicado e sua relação com a estratégia da empresa.

2. Modelagem: Corresponde ao esboço e desenhos dos fluxos de trabalho para visualização de como será na prática o processo que está sendo desenvolvido.

3. Simulação: Aqui, as atividades definidas na etapa anterior são testadas, para analisar se o que foi previsto é efetivo na prática e como os colaboradores lidam/reagem ao novo processo. Nesta fase também é interessante colher insights e feedbacks que possibilitem aperfeiçoar a solução que está sendo proposta.

4. Execução: Após a experiência na simulação, durante a execução são aplicados os ajustes necessários e o processo passa a ser colocado em prática.

5. Monitoramento: Com o novo processo implantado, é preciso monitorar seus dados, conforme as métricas definidas nas etapas de planejamento e modelagem, para saber se os objetivos estão sendo alcançados.

6. Melhorias: A melhoria deve ser contínua, ou seja, a modelagem de um novo processo pode ser refeita. Por isso, todos os processos precisam ser continuamente acompanhados e avaliados.

Metodologias

Como podemos ver, a Gestão de Processos é uma ação fundamental em qualquer empresa ou negócio que busque gerar melhores resultados. Para executar uma boa gestão de processos é importante desenvolver suas aptidões ou de sua equipe, para que esta implantação ocorra de forma adequada e coerente.

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