18 maneiras de fazer a sua gestão do tempo mais assertiva

Saber utilizar e gerir o tempo é uma das competências mais exigidas pelos empregadores em qualquer segmento produtivo. Como você se relaciona com o tempo? Na maioria das vezes, falta tempo para tantas tarefas ou consegue cumprir tudo assertivamente? Veja 20 dicas que podem lhe ajudar a fazer a sua gestão do tempo de modo mais assertivo!

1) O tempo é um recurso

Assim como dinheiro ou energia elétrica, por exemplo, o tempo também é um recurso, que deve ser gasto ou poupado de modo estratégico. A notícia ruim é que na maioria das vezes é difícil acumular tempo, assim como fazemos com o nosso salário. Desta forma, saiba usá-lo com consciência, contemplando as tarefas e eventos tanto da sua vida pessoal quanto profissional, com harmonia.

2) Organize o seu ambiente

Não tem como você querer gerir melhor o seu tempo se a sua vida se encontra uma bagunça. Comece organizando seus objetos pessoais, a sua casa, a sua rotina e até mesmo a sua estação de trabalho. Destralhe, simples assim! Organize os objetos úteis à sua rotina, deixando-os sempre perto de você. Guarde o que é útil e não for usar por hora. Desfaça-se dos objetos inúteis – doe ou recicle. Faça a manutenção constante da organização e limpeza de seus espaços e objetos. Organize ainda todos os objetos que serão necessários para a sua rotina, pois assim você “ganha” tempo útil que pode ser direcionado a outras demandas.

3) Encontre um método de gestão do tempo que atenda às suas necessidades

Você sabia que há uma infinidade de métodos de gestão de tempo? Um deles pode ser mais adequado para você. Pesquise aqui no blog ou entre os nossos cursos sobre gestão do tempo e confira! Na dúvida, opte por aquele que ofereça mais simplicidade à sua rotina.

4) Não roube o tempo das outras pessoas

Quando você promete algo ou se compromete a algum evento ou tarefa com alguém e não cumpre, está metaforicamente “roubando” o tempo dos outros – e também o seu. Tenha discernimento em aceitar demandas e desprendimento para cumprir o prometido.

5) Tenha recursos de gestão do tempo à disposição

Utilize agenda impressa, agenda eletrônica, post-its, planners, softwares de planejamento e gerenciamento do tempo e de projetos, aplicativos no seu smartphone e tudo mais que puder contribuir para que consiga gerenciar o seu tempo. Selecione os melhores recursos.

6) Melhore a forma de se comunicar

Uma comunicação assertiva e direta ajuda a melhorar o seu rendimento e a sua relação com o tempo. O que tiver que ser dito, fale diretamente (in loco, por ligação ou mensagem de voz). Na hora de transmitir uma mensagem escrita, seja direto e sucinto. Evite e-mails longos, mas ofereça todos os detalhes para o entendimento da mensagem. Fale diretamente com as pessoas certas, evitando terceiros.

7) Tenha uma agenda integrada

As suas agendas pessoal e profissional precisam ser integradas. Não tem como gerenciar seu tempo útil dividindo estes dois tipos, pois os horários e compromissos irão se cruzar. Organize os seus horários de um modo eficiente e integrado.

8) Delegue tarefas quando necessário

Delegar tarefas muitas vezes é importante para que você cumpra o que é mais urgente ou importante. Não tenha medo de delegar tarefas corriqueiras a alguém de sua confiança. No ambiente corporativo, ainda mais quando é uma liderança, delegar pode ser um gesto de confiar no liderado.

9) Priorize e categorize as suas tarefas

Priorizar é a palavras de ordem para qualquer gestão de tempo. Priorize o que é importante e urgente. As demais tarefas podem ser feitas com menor prioridade – mas devem ser feitas! Crie um sistema de categoria para as suas tarefas e demandas.

10) Não procrastine!

A procrastinação – ato de deixar para mais tarde as tarefas sem justificativa concreta – é a inimiga número 1 da boa gestão de tempo. É simples: não deixe para amanhã o que pode fazer hoje. Muitas vezes, está relacionada com crenças e comportamentos muito antigos e arraigados. Quando a procrastinação atrapalhar a sua vida pessoal e profissional, o indicado é buscar terapia ou outro tipo de intervenção.

11) Saiba pedir ajuda e não centralize

Muitas pessoas centralizam as tarefas que podem competir a um grupo (a família ou a equipe de trabalho, por exemplo) e assumem mais responsabilidades do que deveriam. Peça ajuda quando precisar e não centralize responsabilidades – confie mais nas pessoas e compreenda que centralizar indica carência e medo.

12) Só se comprometa com aquilo que possa cumprir

Uma promessa não cumprida pode ser um obstáculo grande na sua gestão de tempo. Haverá cobranças, reagendamentos para poder atender à promessa, estresse desnecessário e muito mais. Isso pode inclusive atrasar outros compromissos firmados. Exerça o “não” sempre que não puder se comprometer com algo.

13) Cumpra aquilo que prometeu

Ok, se você prometeu algo, cumpra! Tente eliminar esta demanda o quanto antes da melhor forma possível. Lembre-se do que falamos acima sobre “roubar” o tempo dos outros – isso vale ainda para as promessas que fez.

14) Tenha horários fixos para ler e-mails

Agende um horário para ler os seus e-mails e evite perder tempo analisando-os a todo o momento – pode ser pela manhã, ao meio-dia e no fim do expediente. Dedique um tempo fixo aos e-mails e não exceda este período.

15) Pare de dar desculpas!

Qualquer pessoa pode gerir bem o seu tempo. A falta de tempo é sinônimo da incapacidade que uma pessoa tem de organizar as suas tarefas e a sua vida. Muitas pessoas dão desculpas sobre como não possuem tempo para nada e muitas vezes estar sobrecarregado de coisas a fazer não significa não ter tempo. Use o bom senso e assuma a responsabilidade pela gestão do tempo em sua vida.

16) Capacite-se quanto à gestão do tempo

Há uma infinidade de cursos e treinamentos sobre gestão do tempo atualmente, dada a sua importância para a vida profissional e pessoal – veja mais abaixo neste artigo a indicação de curso do Instituto Fragatha! Caso ainda tenha dúvidas como iniciar o gerenciamento da sua agenda, capacite-se! Novos métodos surgem a cada dia e a capacitação deve ser constante.

17) Utilize a tecnologia ao seu favor

Falamos anteriormente de usar os recursos em favor. Mas os recursos eletrônicos e tecnológicos cada vez mais têm facilitado a organização de tarefas e a gestão do tempo. Além disso, você pode integrar diferentes agendas em um só lugar – como é o caso do recurso de tarefas e calendário das contas de e-mail (como a do Google, por exemplo) e até deliberar tarefas em equipe.

18) Não tente controlar tudo

Não tente controlar tudo e não viva exclusivamente para com a sua agenda. Faça a sua gestão do tempo com harmonia, desprendimento e equilíbrio. Administrar o tempo significa organizar os compromissos de modo estratégico para que sobre tempo de qualidade para você. No começo, pode ser difícil organizar o tempo disponível, mas faça de modo criterioso, sem transformar este tipo de gerenciamento em algo obsessivo.

Cursos de Gestão o Tempo do Instituto Fragatha

Não é fácil colocar todas estas dicas em prática, ainda mais quando gerir o tempo disponível seja uma exigência que o mercado faz a qualquer tipo de profissional. Muitas vezes nos vemos incapaz de organizar nossos compromissos e o tempo, pois trazemos estes hábitos, crenças e comportamentos pouco positivos há muitos anos. Com o curso Gestão do Tempo desenvolvido pelo Instituto Fragatha, você pode aprender os motivos que o levam a ter problemas com a administração do tempo, como superá-los e irá conhecer ainda várias técnicas para gerir este recurso tão precioso. O curso é 100% on-line e já está disponível na nossa plataforma. Confira e capacite-se para entrar em 2017 com mais condições de sucesso!

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Imagens: Pinterest.