Tudo o que você precisa saber sobre CICLO PDCA

Seja qual for o seu trabalho, você há de convir que, ao aplicar simples etapas de processos internos, a organização como um todo, tende a prosperar e otimizar resultados, como eficiência e otimização de tempo.

Mas, se você ainda não tem definido em sua mente de forma clara o que é processo de trabalho, que tal focar na qualidade dos seus produtos e serviços? Isso por que a qualidade de um produto ou serviço só é alcançada quando a empresa consegue administrar todos processos que os envolve, desde o planejamento à execução e entrega, e não apenas verificar os resultados. Por isso, o conhecimento e a administração dos processos de uma empresa são fundamentais para alcançar seus objetivos e o tão desejado sucesso.

De modo geral, os processos são formados por vários fatores que geram o efeito-produto, que é um bem ou serviço oferecido pela empresa.

Como gerenciar os processos da sua empresa

Para implantar e gerenciar um processo, não basta reconhecer e identificar todas as fases que o compõem, é preciso também administrar diversos fatores relacionados e que podem interferir em seu êxito, como mão de obra, maquinário, método, meio ambiente, medidas e materiais.

Todos esses fatores acabam interferindo de alguma forma no controle do processo para o resultado final. Por isso, é importante administrar todos os fatores de forma planejada, disciplinada, seguindo uma sequência adequada, que pode ser implantada aplicando o ciclo PDCA.

A sigla PDCA refere-se aos termos em inglês: P-Plan; D-Do; C-check; A-act. Confira a seguir mais sobre o ciclo PDCA e o detalhamento de cada uma das etapas desta técnica que contribui para administrar problemas na gestão de processos e promover o crescimento de empresas.

Ciclo PDCA – O que é?

O Ciclo PDCA é uma metodologia/ferramenta utilizada para o controle e gerenciamento da qualidade dos processos, com o foco na solução de problemas. O PDCA pode ser utilizado como uma ferramenta de garantia da qualidade e sua aplicação pode ser utilizada em qualquer situação/setor e por qualquer pessoa, sendo constituída por quatro fases:

1. P (plan: planejar): Antes de se executar o processo é preciso planejar as atividades, definindo sua meta e os métodos a serem utilizados. O trabalho a ser realizado deve ser planejado através de um plano de ação, após a identificação e descoberta das causas principais do problema, visando a garantia da qualidade. Para isso é preciso selecionar um processo, atividade ou máquina que necessite de melhoria e elaborar medidas claras e executáveis, sempre voltadas para obtenção dos resultados esperados;
   
2. D (do: fazer/executar): é a implementação do plano em si e o acompanhamento do seu progresso. É neste momento que deve ser realizada a execução do trabalho que foi planejado, conforme o plano de ação;
   
3. C (check: verificar): verificar e analisar os resultados alcançados com a execução do plano e, se necessário, reavaliá-lo. É uma fase de monitoramento, e avaliação dos resultados executados, identificando a diferença entre o que foi realizado e o que foi proposto no plano de ação (com verificação do cumprimento dos padrões da qualidade). Se os resultados forem favoráveis, as tarefas serão mantidas e se ocorrer algum problema, deve-se seguir o próximo passo:
   
   
   
4. A (act: agir): Fase em que são apontadas as soluções para os problemas encontrados e que deve-se agir para saná-los. Nesta fase, há duas situações: alcance e não alcance do resultado esperado. Se o resultado foi alcançado, pode-se adotar o método de trabalho à rotina do processo. Caso o resultado não tenha alcançado as expectativas, deve-se verificar se o padrão foi seguido, as causas do problema e adotar o ciclo PDCA novamente, adotando ações de coreeção sobre os processos de planejamento, execução e verificação, revisando as atividades e o planejamento.
   

Execução dos Serviços

Ao gerenciar processos, há dois modelos que podem ser utilizados, o Gerenciamento da Rotina e o Gerenciamento para Melhoria:

O Gerenciamento de Rotina é um método para padronizar os processos da empresa, para que eles funcionem de forma adequada. Sua padronização faz com que as atividades sejam executadas sempre da mesma maneira, possibilitando uma estabilidade para o processo.

Já o Gerenciamento para Melhoria é o oposto do de rotina, pois oferece condições para que a empresa fuja dos processos padronizados e não seja ultrapassada pela concorrência de mercado. E ao estabelecer melhorias, a empresa conquista o resultado final que atenda e supere as expectativas do cliente.

Porém, é preciso ficar atento, pois apesar de realmente não ter são complexo quanto pode parecer, para gerenciar processos é preciso primeiramente conhecê-los e administrar suas variáveis, motivar as pessoas, trabalhar com técnicas e métodos, previsibilidade e competitividade.

Como funciona o PDCA?

O Ciclo PDCA também pode ser aplicado para incentivar melhorias ou seja, melhorar as diretrizes de controle. Pois sempre que um problema é identificado e solucionado, o sistema alcança um patamar superior de qualidade, desta forma, os problemas são, na verdade, oportunidades para melhorar os processos.

Ou seja: se na etapa inicial planeja-se uma meta a ser alcançada e um plano de ação para atingi-la e a ação é executada segundo a nova diretriz e é feita a verificação da efetividade, a meta foi alcançada. E se os objetivos foram alcançados, este novo processo passa a ser padronizado; já em caso em que a meta não é alcançada, retorna-se à etapa inicial e um novo método deve ser planejado, com a elaboração de um novo plano de ação.

E porque utilizar o PDCA?

A técnica do PDCA é uma ferramenta utilizada como referência no mundo todo para resolução de problemas e devido ao seu escopo de utilização ser tão amplo, até mesmo a ISO 9001:2015 recomenda a utilização desta metodologia.

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